湖北省水利厅建成文件交换系统 解决“三等”问题

　　本站讯 近日，湖北省水利厅文件交换系统建成正式投入运行。此举可有效解决纸质文件传递中的“三等”问题，即:厅机关处室未能及时派员到厅办公室取件而导致的“文等人”；或者到厅办公室取件时无人守候的“人等人”，以及当文件传递涉及多个处室(单位)时，众多人员短时集中到厅办公室取件，因履行签名等程序耗时过长而造成的“人等文”。 

　　长期以来，湖北省水利厅办公室按照“办文零差错”“急事不过夜”等相关要求开展文件交换工作。对确需纸质运转的文件，由厅办公室收文登记，提出拟办意见报厅领导批示。随后，对照文件所涉及处室(单位)数量相应复印若干份数，再以打电话或发QQ群消息等方式通知处室(单位)文件运转岗位人员到厅办公室履行签名手续方可取件。这一系列操作在规则制定上执行了《党政机关公文处理工作条例》有关规定，在流程设置上基本符合水利部门文件处理实践规律，施行以来有效保障了省水利厅纸质文件平稳有序运转，但其缺点也在于“稳”有余而“快”不足，难以满足新形势下文件处理工作需要。 

　　为此，湖北省水利厅以进一步提能增效为目标，以信息化为实现途径，启动了文件交换系统建设。系统包含文件交换柜、门禁、安保设施等硬件部分和文件交换管理信息系统等软件部分。研发建设中注重“四个确保”：一是确保可靠。专程到省委办公厅、省商务厅等单位考察学习，借鉴吸收成功经验，在原有工作基础上进行优化，定制了既满足实际需求，又适应信息化模块架构的水利纸质文件交换新流程。二是确保保密。隔离出专门的文件交换系统建设用房，室内安设红外报警器和多路监控视频，门禁连入省水利厅安防系统，实行24小时联网联控。系统自身还组建了单独的局域网，文件运转岗位人员相对固定，进一步增强了文件交换的保密安全可靠度。三是确保高效。每份文件配给唯一二维码，收文登记、分发派送、取件复核等工作均有二维码自动关联记录。系统能自动向取件处室(单位)文件运转岗位人员发送手机短信，通知其取件，如遇取件超时，系统还会发短信催取。文件交换室门禁、文件交换柜凭省水利厅工作证“一卡”开启，取件人无需与厅办公室人员当面交接。四是确保易用。建设过程中广泛征求厅机关各处室(单位)意见，推动建立厅办公室主导、各处室(单位)参与、全厅共建共享共管的文件交换系统建设管理工作机制。 

　　从运行情况看，湖北省水利厅纸质文件运转在解决“三等”问题后，实现了“三个升级”，工作效率显著提升。一是文件交换模式由“串联式”升级为“并联式”。即由人工分发→人工联系→人工取件的单线“串联式”升级为人←→系统的多线“并联式”，发件人、取件人分别在文件交换系统上进行操作，发件、取件流程互不干扰。二是文件交换主体由“一对多”升级为“多对多”。原纸质文件交换发送主体为厅办公室，其他处室(单位)只能被动取件，即“一对多”。系统建成后，各处室(单位)之间实现互换文件，即“多对多”，系统效能得到了更大发挥。三是文件交换记录由“流水账”升级为“电子薄”。原纸质笔记本模式调整为系统自动电子记录，文件发放和领取时间、责任人等要素做到了全程有录在案、有痕可查，保证了文件流向实时追溯、文件安全有效保障。